Překlad s apostilou

Překlad s apostilou je spojením dvou úkonů: převedení dokumentu do cílového jazyka a uzavření řetězu apostilní doložkou. To, v jakém pořadí se tyto dva úkony provedou, je nejcitlivějším místem celého postupu a zároveň místem, kde se chybuje nejčastěji.

Nejprve překlad, nebo nejprve apostila?

Jediná správná odpověď neexistuje; odpověď závisí na tom, kam dokument míří. Základní scénáře jsou dva. V prvním dostane apostilu původní dokument a poté se dokument i doložka přeloží jako celek; touto cestou se jde tehdy, chce-li cílová země vidět ve svém jazyce jak dokument, tak doložku. Ve druhém se nejprve pořídí notářsky ověřený překlad a apostila se připojí k tomuto ověření; tato cesta platí, když chce cílová země vidět ověřený překlad pořízený v Türkiye.

Některé země naopak trvají na tom, aby se překlad pořídil na jejich území u tlumočníka, kterého samy pověřily. V takovém případě se v Türkiye získává pouze apostila na původní dokument a překlad se pořizuje v cílové zemi. Tato možnost je pravděpodobnější v zemích, které mají vlastní režim soudních tlumočníků, jako je Německo, Francie nebo Španělsko. Rozdíly mezi režimy jednotlivých zemí jsme shromáždili v průvodci zeměmi.

Který úřad apostilu vydává?

V Türkiye není pravomoc vydávat apostilu soustředěna v jedněch rukou; příslušné jsou různé úřady podle druhu dokumentu. U správních dokumentů jsou to turecké správy provincií a turecké okresní správy, u soudních dokumentů předsednictva justičních komisí v centrech, kde působí turecký soud pro závažné trestné činy. Jít na nesprávný úřad znamená zdržení, které může trvat několik dní.

Druh dokumentu	Třída	Příslušný úřad
Turecký výpis z registru obyvatel, turecký rodný a oddací list	Správní	Turecká správa provincie / okresní správa
Diplom a výpis známek	Správní	Turecká správa provincie / okresní správa
Soudní rozhodnutí, turecký výpis z rejstříku trestů	Soudní	Předsednictvo justiční komise
Notářsky ověřená plná moc nebo překlad	Soudní	Předsednictvo justiční komise
Doklady z obchodního rejstříku	Správní	Turecká správa provincie / okresní správa

Apostilu zpravidla vydává příslušný úřad té provincie, ve které byl dokument vystaven. U spisu složeného z dokumentů vystavených v různých městech se apostilní řízení vede ve více provinciích. Ve kterých městech řízení vedeme, uvidíte na stránce provincií.

Země, které do systému apostily nepatří

Není-li cílová země smluvní stranou úmluvy, apostila k ničemu není; namísto ní se uplatní řetěz legalizace. Ten se typicky skládá z notářského ověření, poté z ověření příslušného ministerstva a nakonec z ověření zastoupením cílové země v Türkiye. Řetěz trvá déle a závisí na vlastním termínovém kalendáři daného zastoupení.

Členství není neměnné: v posledních letech k úmluvě přistoupila řada zemí a praxe některých z nich je v přechodném období. Proto je před zahájením řízení třeba ověřit aktuální stav cílové země v úředním seznamu smluvních stran úmluvy. I my toto upozornění na ověření na stránkách zemí uvádíme vždy spolu s informací.

Záruka kvality: i doložka sama je překlad

Apostilní doložka se skládá ze standardních číslovaných polí a názvy těchto polí jsou určeny textem úmluvy. Když se doložka překládá, je nutné tuto standardní strukturu zachovat, čísla polí ponechat na místě a název vydávajícího úřadu přenést v jeho úředním znění. Volný překlad může vést k tomu, že cílová instituce doložku neuzná.

Druhým kontrolním bodem je fyzické zachování spojení mezi dokumentem a doložkou. Stránky dokumentu s apostilou se nesmějí oddělit ani se na něm nesmějí provádět další úkony. Má-li se překlad připojit dodatečně, musí být zřetelně vidět, ke kterému vyhotovení je připojen.

Co apostila nepotvrzuje?

Většina mylných očekávání spojených s apostilou vzniká z přeceňování jejího rozsahu. Apostila neříká, že obsah dokumentu je správný. To, že má diplom apostilu, ještě neznamená, že bude v cílové zemi uznán; uznání rovnocennosti a uznání jsou zcela samostatná řízení a vede je jiná instituce.

Stejně tak apostila nedává žádnou záruku ohledně správnosti překladu. Apostila připojená k notářsky ověřenému překladu potvrzuje pouze pravomoc notáře. Za úroveň překladu stále odpovídá tlumočník. Vědomí, že tyto tři vrstvy – obsah, překlad a pravomoc – nesou každá svou vlastní odpovědnost, umožňuje předem vidět, kde se spis může zadrhnout.

Třetí mylné očekávání se týká rychlosti. Apostila zkracuje řetěz legalizace, ale postup nevynuluje; obstarání dokumentu, jeho překlad a případné předběžné ověření si stále vyžádají svůj čas. Nejpomalejším článkem řetězu obvykle není apostila, nýbrž vyzvednutí dokumentu u instituce.

Zahraniční dokumenty určené k použití v Türkiye

Postup funguje i opačným směrem. Aby bylo možné použít v Türkiye dokument vystavený v zahraničí, očekává se, že získal apostilu ve své vlastní zemi. Notářský úřad ani turecká správa provincie neověřují pravomoc cizího orgánu; proto se první článek řetězu vždy vytváří v zemi, kde byl dokument vystaven.

Jakmile zahraniční dokument s apostilou dorazí do Türkiye, přeloží se do turečtiny dokument i doložka a v případě potřeby projde překlad notářským ověřením. Častou chybou je přeložit pouze dokument a apostilní doložku ponechat nepřeloženou; spis pak může být považován za neúplný.

Není-li země určení smluvní stranou úmluvy, uplatní se řetěz legalizace i u dokumentu, který se má do Türkiye přivézt: ověření příslušného orgánu ve vlastní zemi dokumentu a poté ověření zastoupením Türkiye v této zemi. Protože tato cesta trvá déle, je třeba ji zahájit ještě před sestavením cestovního plánu.

Druhým častým problémem u zahraničních dokumentů je to, že v Türkiye pro ně neexistuje protějšek. Jiná země může mít vlastní způsob evidence a název dokumentu, který v turečtině nemá doslovný protějšek. V takových případech je správným postupem přenést název dokumentu popisně a zachovat v překladu i jeho název ve zdrojovém jazyce; přiřadit jej k názvu místního dokumentu znamená vytvořit tvrzení o rovnocennosti, které neplatí.

Co určuje cenu?

Úřední položku placenou za samotnou apostilní doložku a cenu překladatelské služby je třeba posuzovat odděleně. Na straně překladu určují náklady počet stran, jazyková kombinace a technická hustota dokumentu. Na straně řízení určuje pracnost nikoli počet dokumentů, nýbrž to, kolika různými úřady spis projde.

Zatímco u jediného diplomu stačí jedna návštěva turecké správy provincie, spis o pěti dokumentech vystavených ve třech městech vyžaduje mnohem víc koordinace. U zakázek s apostilou proto nelze podat nabídku, aniž bychom viděli seznam dokumentů. Co všechno je v ceně položku po položce zahrnuto, vysvětlujeme na stránce cen.

Časté situace

• Oprava po apostile. I nejmenší změna provedená v dokumentu po vydání doložky ji činí nefunkční; postup začíná od začátku.
• Dokumenty s elektronickým podpisem. U některých elektronicky vytvořených dokumentů probíhá apostilní řízení jinak. Má-li dokument ověřovací adresu s QR kódem, je třeba předem zjistit, zda ji cílová instituce přijímá.
• Vícejazyčné standardní dokumenty. Některé matriční dokumenty lze vystavit vícejazyčně a v takovém případě nemusí být překlad vyžadován; podmínka apostily však nezaniká.
• Časové omezení. Sama apostila dobu platnosti nemá, dokument pod ní ji však mít může. Instituce se většinou dívají na datum dokumentu, nikoli na datum doložky.

Když nám seznam svých dokumentů pošlete přes formulář poptávky, určíme předem ke každému dokumentu příslušný úřad i pořadí, které se bude dodržovat, a sdělíme Vám je.

Následující výklad shrnuje typickou praxi; praxe institucí se může lišit. Než se rozhodnete, vyplatí se podívat se na vlastní vyjádření dané instituce.